Créer un projet

Durant la réalisation de nos différents projets, notre équipe principale et les équipes auxiliaires posteront ici de nombreux messages visant à faciliter la création d'un projet. Sur cette page sera aussi mis notre "programme d'aide à la création de projet".

Première étape: Concrétiser l'idée

Créer un projet par soi-même n'a rien de facile. Cela demande du temps et du travail. Mais ce n'est pas impossible et cette rubrique est faite pour vous aider.

Toutes ces étapes sont basées sur notre expérience personnelle et nous les avons toutes réalisées pour notre Biotour 2019.

La toute première chose à faire est de concrétiser l'idée du projet. Il est très rare d'avoir une fixe au départ. Pour éviter de se perdre, le mieux reste de faire un résumé sur UNE page.

Grâce à ce résumé, vous y verrez plus clair sur les points forts et les points faibles (ou à modifier) de votre projet. Ce résumé doit comporter:

Le but du projet (Ce point est primordial, il influe sur tout le reste du dossier)
L'équipe du projet (Notamment le nombre et les qualités de chacun)
Les moyens du projet (Communication, transport, charges de missions, publicité...)

Grâce à cette page de texte, il vous sera possible d'expliquer votre projet clairement à n'importe qui. Il n'est absolument pas définitif, beaucoup de points risquent de changer au cours du temps.

Etape 2: Trouver une équipe

Avoir une bonne équipe est essentiel à la bonne réalisation du projet. Pour cela, plusieurs points sont à prendre en compte. Il est préférable d’avoir déjà de bonnes relations avec les personnes qu’on souhaite intégrer au projet, mais bien s’entendre avec quelqu’un ne signifie pas toujours que cette personne est un atout pour votre projet.

Il faut donc s’assurer que toutes les personnes impliquées porteront le même intérêt au projet et qu’elles auront ainsi la même envie de participer. Il s’agit d’intégrer au projet des personnes responsables.

A partir de là, il vous sera possible de déléguer des tâches à chacun d’entre eux (Notamment s’il est nécessaire de créer une association).

Savoir déléguer des tâches est important durant toute la durée du projet. C’est aussi pour cela que l’étape du choix de l’équipe est très importante. Il faut que vos coéquipiers aient confiance en vous pour prendre d’importantes décisions et que cette confiance soit réciproque.

Ce sont des personnes avec qui vous partagerez beaucoup de temps et d’émotions durant votre projet.

Etape 3 : Créer le dossier

Créer son dossier de projet pour la première fois est à la fois réjouissant et éprouvant. S’il s’agit de votre premier projet, vous risquez de vous retrouver perdu dans vos idées et c’est ici que votre fiche-résumé (cf. étape 1) vous sera utile.

Un dossier de projet ne doit pas être trop volumineux. On compte entre 10 et 12 pages pour un dossier complet. Il doit être arrangé de la manière suivante :

Page de garde
Sommaire
Introduction
Description
Conclusion (N’hésitez pas à présenter dans cette section les membres du projet)

Le dossier de projet se construit le plus souvent en fonction des soutiens visés (par exemple si vous souhaitez être soutenu par une université, mettez en avant les potentiels avantages pour les étudiants). Le sommaire permet d’avoir une progression logique du dossier.

Les objectifs du projet doivent être présentés dès les premières phrases.

Etape 4: Définir les priorités

Quels sont les priorités lorsqu’on crée un projet ? Une fois le but défini et le trajet terminé, il faut se poser la question du moyen de transport. Le moyen de transport a une grande importance dans le point suivant : le budget.

Un budget permet de connaître l’étendue des besoins financiers relatifs à chaque partie du projet. Un contient au moins :

Le transport
Les charges de mission (logements, nourriture)
Le matériel (nécessaire au projet)
Les assurances

Le budget n’est pas un document définitif et variera durant toute la conception du projet. Grâce au budget, vous pouvez à présent penser aux soutiens qui vous aideraient à réaliser votre projet (notamment par une aide financière). Il est important de solliciter des acteurs publics comme privés et de ne pas oublier les financements participatifs.

Enfin, il est aussi important de penser aux moyens de diffusion des résultats de votre projet (réseaux sociaux, conférences, interventions…)

Etape 5: Partenariat/Parcours

Les emplacements des partenaires permettent de définir le trajet du projet. Par exemple, le Biotour 2019 est axé sur la biodiversité végétale française et le réseau de la FCBN, notre trajet passe donc par toutes les villes de métropole comportant un CBN.

L’accessibilité des structures des partenaires peut influencer le moyen de transport.

Il faut aussi prévoir des plans de secours pour les partenariats (il est risqué de tout miser sur un seul partenaire). Renseignez-vous sur plusieurs partenaires potentiels dans le même domaine d’activité. Lorsque vous vous renseignez, n’hésitez pas à rechercher ce qui intéresse les potentiels partenaires et sur quel(s) territoire(s) se développent leurs actions.

Etape 6: Premier contact avec un professionnel

Le premier contact avec un professionnel (pour un partenariat ou pour des informations) est le plus important. Il peut se faire par mail ou par lettre.

Vous pouvez utiliser une formule d’introduction comme :

« A l’attention de … »

Après cela, il faut savoir se présenter rapidement et présenter son projet de manière simple et valorisante.

Les formules de politesses sont très importantes et mettent en avant votre professionnalisme.

Etape 7: Attendre des réponses

Après avoir contacter un professionnel, il peut y avoir un long temps d’attente avant d’obtenir une réponse. L’attente peut être frustrante mais il faut aussi savoir prendre sur soi car une nouvelle demande trop hâtive peut être mal vu.

Une relance ne s’effectue qu’après 8 ou 10 jours.

L’important pour ne pas être frustré est de passer de temps et d’éviter d’être passif. Vous pouvez vous renseigner sur d’autres partenaires ou sur les différents chargés de communication par exemple.

Les prises de contact ont plus de chance d’aboutir si vous possédez des lettres d’appui.

Etape 8: Les lettres d’appui

Les lettres d’appui sont importantes pour représenter la confiance qu’ont les professionnels en votre projet. Vous pouvez faire une demande de lettre d’appui à n’importe qui (de préférence dans le domaine d’intérêt du projet). Rechercher au préalable des lettres d’appui accentue votre crédibilité pour les demandes de partenariats ou de financements.

Il faut parfois se préparer à un rendez-vous avec le professionnel, et dans ce cas, préparer un diaporama pour la présentation de votre projet.

Afin de faciliter vos démarches futures, il est conseillé de garder toutes les lettres au format PDF.

Etape 9: Créer un devis

Un devis est un document détaillant les dépenses prévues pour le projet. C’est un document souvent bien plus détaillé que le budget.

Un devis contient toutes les grandes catégories de dépenses que vous effectuerez durant votre projet et le détail de chaque dépense prévue.

Il y’a des exceptions comme la nourriture et les logements qui ne peuvent pas être prévus à l’avance, il est alors conseillé d’exprimer le prix ainsi :

Prix/Jour/Membre du projet (Exemple : Nourriture : 15 euros/jour/membre ; chaque membre du projet disposera de 15 euros pour se nourrir chaque jour).

Il vaut mieux partir d’une base large et d’être capable de diminuer le projet. Sinon, vous risquez de vous rendre compte trop tard que vous manquez d’argent pour la bonne réalisation de votre projet.

Tout comme le budget, le devis risque d’être modifier durant la conception du projet.

Etape 10 : Gérer le transport

Connaître les étapes du trajet ne suffit pas à affirmer que le transport est terminé. Il faut se renseigner sur les temps de trajet entre les étapes, les distances parcourues et les prix des trajets (essence et péages).

Il faut prévoir au minimum deux conducteurs par voiture, afin qu’en cas de fatigue durant le projet, ils puissent se relayer et ainsi diminuer les risques d’accidents.

Pour les longs trajets, il est aussi conseillé de prévoir des escales (surtout si vous êtes apprentis conducteurs). Pour le Biotour 2019, notre équipe d’étudiants (comportant deux jeunes conducteurs) a prévu des escales pour les trajets dépassant 600km (qui sont donc réalisés sur deux jours).

Etape 11 : Où déposer l’argent

Lorsque on crée un projet, il peut être frustrant au départ de ne pas pouvoir déposer l’argent sur le compte d’un des membres du groupe, il s’agirait de la solution de facilité qui permettrait à tout le monde d’y gagner. Mais malheureusement ce n’est pas possible, c’est pour cela qu’il faut créer une association la plupart du temps. C’est une opération accessible à tous et qui permet ensuite d’ouvrir un compte associatif et de gérer de l’argent.

Pour créer une association, il faut rédiger des statuts et réaliser une assemblée générale constitutive (étapes décrites dans une prochaine section). Mais cela ne suffit pas, il est conseillé d’être un minimum de trois pour gérer une association. Parmi ces trois personnes, il retrouvera un Président d’association, un Trésorier et un Secrétaire Général (dont les pouvoirs seront décrits dans les statuts).

Pour plus d’information sur la création d’association, n’hésitez pas à vous rendre sur le site du gouvernement :

https://www.associations.gouv.fr/creer-votre-association.html

Lors de l’ouverture du compte, il est important de permettre l’accès du compte à au moins deux personnes (le plus souvent le Président et le Trésorier).

Notre association a ouvert son compte au Crédit Mutuel de Yerres, où notre conseiller nous a parfaitement accompagné durant toutes nos tâches. (Le Crédit Mutuel prend aussi en charge le prix de la Déclaration officielle au JOAFE)

Etape 12 : Assurances

Pour pouvoir réaliser son projet, il faut aussi assurer son association, pour cela il faut se renseigner sur plusieurs types d’assurances :

Assurer votre moyen de transport, une assurance minimale est obligatoire mais il est possible de rendre cette assurance plus importante afin qu’elle couvre plus de situation
Assurance rapatriement, cette assurance assure les frais de rapatriement au cas de blessure ou de problème avec l’un des membres du projet.
Assurance responsabilité civile, cette assurance permet de couvrir les dégâts causés par votre association à un tiers. Il est très important de posséder cette assurance car elle est parfois nécessaire aux demandes de financements.

Ce sont les types d’assurances que nous avons utilisées pour réaliser notre Biotour.

Etape 13 : Avoir sa marque

Pour créer son association et son projet il est aussi important d’avoir son propre logo. Pour configurer son logo, il est important d’utiliser des formes simples pouvant ensuite être agrandie sans subir de trop fortes pixellisations.

Le logo doit représenter les ambitions du projet (Pour un projet accès sur la Biologie, n’hésitez pas à utiliser des nuances de vert par exemple). Enfin, il faudra faire une demande de dépôt de votre logo à l’INPI qui assure la protection de votre logo et de votre nom.

Cette demande coûte environ 200 euros.

Plus d’informations sur le site :

https://www.inpi.fr/fr

Etape 14 : Communiquer

Communiquer sur son projet est important afin de se faire connaître de te toucher un public. Cette communication peut se faire à différents niveaux :

Via les réseaux sociaux, par la création de page spécifique à l’association
Via un site internet (création d’un site avec Wix par exemple)
Via les partenaires du projet (qui peuvent agir avant et pendant votre projet)
A votre entourage proche

La communication reste essentielle pour créer une communauté qui vous suivra pendant votre projet.

Etape 15 : Créer le dossier

Ecrire un dossier de projet permet de synthétiser les idées principales et d’exposer facilement les intérêts de votre initiative.

Dans votre dossier, varier les thématiques permet de toucher de plus nombreux acteurs. Il est important de mettre la diversité de votre projet en avant et de reconnaître tous les bénéfices qu’il pourrait apporter.

Pour écrire le dossier vous devez utiliser une mise en page type. Justifier les textes peut être bien vu et vous ne devez pas changer de style entre les différents paragraphes.

L’introduction et la conclusion permettront d’encadrer le projet.

Etape 16 : Créer le site web

La communication peut aussi passer par un site web. Ce site peut facilement être créé gratuitement avec des logiciels tel que Wix, mais ne sera pas forcément visible sur les moteurs de recherche. Vous aurez toujours la possibilité de copier l’adresse de la page web pour communiquer vos informations.

Afin de correctement créer un site web il faut commencer par réfléchir aux rubriques qui doivent y apparaître. Par exemple, une rubriques « réseaux » peut permettre de renvoyer les personnes vers votre page Facebook, Twitter ou Instagram.

Les informations doivent être facile à lire donc ordonnées. Il ne faut pas avoir à chercher une information sur un site web, plus le site est compréhensible, plus le temps d’utilisation sera long.

Enfin, ajouter une rubrique « Contact » peut être très valorisant et pratique. Elle permet de faire le lien entre vous et votre public et de répondre aux éventuelles questions.

Etape 17 : Le matériel de tournage

Pour un projet filmé, la sélection du matériel de tournage est une étape très importante. Tout d’abord, le matériel dépend du rendu attendu (films caméra, films drone, mix…) et sera accompagné d’une multitude d’accessoires nécessaire à son bon fonctionnement.

Ensuite, le matériel dépend aussi des endroits où il est prévu de filmer. Certains facteurs comme le vent, la lumière ou l’humidité peuvent nécessiter l’achat de matériel supplémentaire.

Dans le meilleur des cas, une personne en lien avec le monde de l’audiovisuel pourra vous aider à réaliser une liste de matériel et pourra vous aiguiller sur les marques ou les accessoires à acheter.

Etape 18 : Créer une association

La création d’association est accessible à toute personne majeure de manière assez simple mais chronophage. En effet, certains principes seront nouveaux mais ne seront pas forcément compliqués à comprendre.

Attention : Certaines régions ont des spécificités lors de la création d’une association (notamment pour les statuts)

Pour créer une association il est conseillé d’être trois : un président, un trésorier et un secrétaire général. Ces trois fonctions sont tout aussi importantes les unes que les autres et permettent une bonne gestion de l’association. Il est important de bien s’entendre avec les autres membres fondateurs de l’association, il s’agit de personnes qui partageront de nombreuses choses avec vous et avec qui vous serez amené à travailler aussi longtemps que l’association existe.

Etape 19 : Rédiger les statuts

Les statuts déterminent les principes liés à l’association. Ils décrivent les actions, les droits et les obligations des différents membres de l’association et permettent ainsi de fixer les limites des actions menées par votre association.

Il s’agit d’une rédaction longue, minutieuse et éprouvante pour quelqu’un n’étant pas familier avec ces principes. Heureusement de nombreux modèles sont présents sur internet et permettent d’avoir une base sur laquelle travailler. Il s’agit d’un gain de temps non négligeable.

Afin d’obtenir de l’aide pour la rédaction de ces statuts, il est conseillé de se rendre sur le site du gouvernement :

https://www.associations.gouv.fr/1001-redaction-statuts-association.html

Ces statuts doivent être signés par deux membres fondateurs de l’association et sont à conserver sous format PDF

Etape 20 : Assemblée générale constitutive

Le compte-rendu de l’assemblée générale constitutive d’une association est le second document nécessaire à la création de l’association. Lors de cette assemblée générale, tous les membres fondateurs doivent être présents et le secrétaire général (s’il y’en a un) a pour rôle de rédiger le compte-rendu. Cette fois encore de nombreux modèles sont présents sur internet.

Cette assemblée peut se faire dans n’importe quel lieu et par n’importe quel moyen (rencontre, visio-conférence…). Elle a pour but d’attribuer leurs fonctions aux membres fondateurs et doit être signée par deux des membres. Il est toujours conseillé d’en garder une version au format PDF.

Etape 21 : Numéros SIREN et SIRET

Une fois l’association créée, la demande d’un numéro SIREN et d’un numéro SIRET et nécessaire pour effectuer ensuite certaines demandes de subventions. Cette demande peut se faire par mail.

Pour plus d’informations :

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2628

Ces numéros seront à rappeler, par exemple, sur les cerfa de demandes de subventions à l’état. Il est très important de se souvenir de faire cette demande car ces numéros ne seront pas attribués automatiquement à la création de l’association.

Etape 22 : Demander des subventions

Des subventions peuvent être demandées à tout organisme organisant un appel à projet. Vous aurez évidemment plus de chances de voir votre projet aboutir et recevoir des subventions s’il entre dans le cadre des appels à projets concernés.

Pour les étudiants, la FSDIE des universités organise des appels à projets très ouverts où vos chances d’obtenir des financements sont plus importantes. En effet, les universités cherchent à mettre leur renommée en avant et sont donc très à l’écoute des initiatives étudiantes.

Il est aussi possible de tenter des demandes de financements par l’état, pour cela il faut se renseigner auprès des différents ministères concernés par le projet.

Le site Fondation de France liste des appels à projets selon des thèmes, principe très pratique lors de la recherche de financements.

Enfin, dans tous les cas précédents il est important de s’y prendre bien à l’avance car les demandes de financements prennent du temps et il faut multiplier les demandes pour espérer obtenir les financements nécessaires au projet même s’il y a des refus par certains organismes.

Etape 23 : Fonds propres et participatifs

Les fonds participatifs sont les fonds qui proviennent de dons fait par des tiers sur une cagnotte publique relative au projet.

Les fonds propres sont les fonds engagés par les membres du projet, plus ces fonds sont importants, plus la détermination de l’équipe peut être reconnu.

Les fonds propres sont souvent nécessaires (quelque soit le montant) pour montrer que l’équipe est déterminée et prête à s’investir même financièrement dans le projet. Les fonds participatifs peuvent être récoltés sur les plateformes comme Ulule ou Leetchi et permettent généralement d’alléger les demandes de financement ou d’avoir une sécurité.

Etape 23 : Fonds propres et participatifs

Les fonds participatifs sont les fonds qui proviennent de dons fait par des tiers sur une cagnotte publique relative au projet.

Les fonds propres sont les fonds engagés par les membres du projet, plus ces fonds sont importants, plus la détermination de l’équipe peut être reconnu.

Etape 24 : Faire connaître son projet

Pour que le projet soit connu un minimum, quelques petites choses doivent être faite :

Il faut tout d’abord utiliser les pages créées sur les réseaux et le site internet. Puis il est possible de demander de la communication aux partenaires (comme les universités…). Cette communication peut s’avérer très importante surtout si vous décidez de participer à des événements, qui sont encore un bon moyen de faire connaître le projet !

Pour les étudiants, au sein des universités il est souvent possible d’intervenir auprès des formations touchées par le projet.

Etape 25 : Participer à des commissions

Parfois, après une demande de financement, il est nécessaire de participer à des commissions. Il s’agit de petites présentations de projets devant un jury, responsable du financement ou non de votre projet.

Ces commissions se préparent à l’avance, vous n’aurez que 10 ou 15 min pour présenter un projet dont vous pouvez parler plusieurs heures. Il vous faudra préparer un petit diaporama de 5 ou 6 diapositives comme appui et faire une présentation des plus synthétiques en vous attendant aussi à des questions de la part du jury.

Etape 26 : Préparation

Pour préparer au mieux votre départ et les étapes post-financement du projet, il est déjà conseillé de garder une trace de votre emploi du temps dans un agenda. Vos différents contacts doivent être notés soit dans un agenda soit dans un organigramme (ou plusieurs si vos contacts sont répartis dans plusieurs structures).

Le détail de ces contacts peut aussi être sauvegardé dans un tableur excel où il est possible de rajouter l’adresse mail ou encore la profession exercée.

Enfin, il vaut mieux garder une trace de tous les mails importants que vous serez susceptible de recevoir.

Etape 27 : Effectuer des achats

Une association doit être capable de justifier toutes ses dépenses. Il faut toujours garder les tickets de caisse après un achat avant ou durant le projet ! Ceci est aussi valable pour les remboursements. Si par exemple vous prenez en charge les frais de la création de l’association sur votre compte, il faudra garder une preuve des dépenses si l’association doit plus tard vous rembourser vos dépenses.

La marge de manœuvre du devis est aussi justifiable mais peut être placée dans n’importe quel achat qui reste dans la nécessitée du projet. La sécurité, elle, ne doit pas être dépensée sauf en cas de nécessité. Seuls les fonds propres et participatifs ne sont pas à justifier.

Etape 28 : Organiser le départ

Pour diminuer le stress et les complications du départ. Il vaut mieux commencer par se procurer un classeur où seront consignés tous les éléments importants (ex : réservation logement, tickets de caisse…). Il vaut mieux aussi se renseigner sur quelques endroits où il sera possible de faire des courses de base ainsi que des lessives afin de ne pas avoir à prendre des habits pour un mois.

Mettez-vous d’accord avec votre équipe pour un horaire de départ qui vous conviendra à tous et qui ne vous fatiguera pas trop (la fatigue s’accumule très vite durant les projets).

Prévoyez plusieurs portefeuilles au cas où pour les papiers de chacun, tous les membres seront responsables de leurs papiers personnels et vous serez tous à veiller sur les papiers de l’association.

Prendre quelques courses indispensables peut aussi vous être utile dans le cas où vous ne trouvez pas de supermarchés ou de commerces ouverts (les horaires de fermeture dépendent beaucoup des régions).

Etape 29 : Profiter

Malgré le fait que le projet est un but souvent professionnalisant, n’oubliez pas qu’il y’a aussi le côté divertissant et parfois dépaysant du voyage (si le projet en inclut un). Profitez aussi d’être entouré de vos amis et sachez relâcher la pression, sans quoi vous serez rapidement sur les nerfs et mort de fatigue. Savoir faire la part des choses reste souvent le plus important dans un projet étudiant.